Dữ liệu cũ của tôi vào được không, và mất bao lâu
Khách sạn đang chạy luôn có sẵn danh sách khách, lịch sử đặt phòng, công nợ và bảng giá. Hỏi rõ: nhập được những loại dữ liệu nào, định dạng gì, ai làm việc nhập, và trong thời gian chuyển đổi thì vận hành song song ra sao. Câu trả lời "bạn cứ nhập tay dần" nghĩa là chi phí thật của việc đổi phần mềm lớn hơn con số trong báo giá rất nhiều.
Tôi lấy dữ liệu của mình ra bằng cách nào
Đây là câu quan trọng nhất và ít người hỏi nhất. Nếu một ngày bạn muốn dừng, bạn có xuất được toàn bộ dữ liệu ở định dạng đọc được không, hay chỉ xuất được vài báo cáo dạng bảng in? Dữ liệu vận hành là tài sản của khách sạn. Nhà cung cấp nào lảng tránh câu này là đang khoá bạn lại bằng chính dữ liệu của bạn.
Cái gì sửa được theo cách tôi làm việc
Mỗi khách sạn có cách gọi tên hạng phòng, cách chia ca, cách tính phụ thu riêng. Hỏi xem cái gì bạn tự sửa được trong phần cài đặt, cái gì phải nhờ nhà cung cấp, và cái gì cố định vĩnh viễn. Phần mềm bắt khách sạn đổi quy trình cho vừa phần mềm là phần mềm sẽ bị nhân viên tìm cách đi vòng, và rồi dữ liệu lại quay về nằm trong bảng tính riêng.
Cloud hay máy chủ đặt tại khách sạn
Cloud khởi tạo nhanh, không cần hạ tầng riêng, hợp với khách sạn độc lập muốn bắt đầu ngay. Máy chủ đặt tại khách sạn cho bạn toàn quyền nắm giữ dữ liệu và chạy được khi đường truyền ra ngoài có vấn đề, thường hợp với chuỗi nhiều chi nhánh. Không có lựa chọn nào đúng cho mọi người — nhưng nhà cung cấp chỉ có một mô hình thì bạn nên biết điều đó từ đầu.
Ai hỗ trợ tôi, bằng tiếng gì, vào giờ nào
Khách sạn chạy hai tư trên hai tư, sự cố hay rơi vào đêm và ngày lễ. Hỏi rõ kênh hỗ trợ, khung giờ, và quan trọng nhất là người hỗ trợ có hiểu nghiệp vụ khách sạn hay chỉ đọc kịch bản. Một đội hỗ trợ hiểu nghề sẽ đoán được bạn đang gặp gì trước khi bạn kịp mô tả.
Nhân viên mới mất bao lâu để dùng được
Ngành này thay người liên tục. Nếu mỗi lần tuyển lễ tân mới lại mất một tuần đào tạo phần mềm thì chi phí đó lặp lại mãi mãi. Trong buổi demo, hãy nhờ chính nhân viên của bạn thử làm một việc thật — nhận phòng cho khách vãng lai chẳng hạn — thay vì ngồi xem người bán hàng thao tác.
Giá này gồm những gì và tăng khi nào
Hỏi rõ phần nào tính theo số phòng, phần nào tính theo người dùng, phần nào là phụ phí cài đặt hay đào tạo, và giá thay đổi thế nào khi bạn mở thêm chi nhánh hoặc bật thêm phân hệ. Một bản chào giá không nói được điều gì xảy ra khi bạn lớn lên là bản chào giá chưa đầy đủ.